Privacyregelement AVG

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Met deze verklaring voldoet het Reiki & Ki Centrum Noord Holland aan deze verplichting. 

Het Reiki & Ki Centrum Noord Holland gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van cursisten. De verwerkingsverantwoordelijke is Sandra Jessurun, te bereiken op praktijk@sandrajessurun.nl.

Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die kunnen worden bijgehouden. De informatie bestaat voornamelijk uit algemene informatie. De wijze van opslag en beveiliging kan je hier vinden, ook staat hier informatie over wat er met deze gegevens gebeurt.

Verder uitgebreide informatie over de mogelijkheden die je hebt om:

  • De gegevens van en over jou in te zien.
  • Een deel van de informatie over jou te laten aanpassen.
  • De informatie over jou (deels of geheel) te laten verwijderen.
  • Aan te geven dat er niets extern mag worden doorgegeven (en de uitzonderingen daar op).
  • Wanneer gegevens niet zomaar kunnen worden aangepast of verwijderd.
  • Wat de procedures zijn.

 

Welke persoonsgegevens worden er bijgehouden?

Wij houden bij wat van belang is voor het volgen van de cursus en de eventuele praktische financiële afhandeling daarvan, waaronder:

  • Naam en adres cursist voor communicatie, om fiscale redenen en voor het certificaat.
  • Email voor communicatie over de cursus.
  • Telefoon nummer om je te kunnen bellen/appen/sms-en mbt de cursussen en de inhoud.
  • De gevolgde cursus wordt bijgehouden.
  • Betalingen van nota’s in de bedrijfsadministratie.
  • De formulieren op de website verzamelen naast jouw persoonsgegevens ook: jouw IP adres en het gebruikte OS (besturingssysteem).

 

Cookies

  • De website gebruikt alleen technische en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy; er worden geen individuele persoonsgegevens onthouden of opgeslagen. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en navigatie. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt.

 

Welke persoonsgegevens gebruiken we waar?

We begrijpen dat je wilt weten waar je gegevens gebruikt worden.

  • Hierbij maken we onderscheid tussen ‘gewone’ gegevens zoals naam, adres, email en telefoon nummer en de cursussen die je volgt, en ‘gevoelige informatie’ zoals een aandoening op fysiek of mentaal gebied, medicijnen en dergelijke.
  • Gewone persoonsgegevens worden gebruikt op de deelnemerslijst van een cursus, voor de leraar en de bedrijfsadministratie.
  • Gevoelige informatie mbt cursisten wordt nooit opgeslagen.
  • Onze mailinglijst voor nieuwsbrieven is extern gehost. Met deze partij is een verwerkingsovereenkomst afgesloten om de privacy van de ontvangers te waarborgen.
  • De bedrijfsadministratie is uitbesteed aan een boekhoudkantoor met welke een verwerkingsovereenkomst is afgesloten om de privacy van het cursistenbestand te waarborgen.
  • Aanmelden voor de nieuwsbrief doe je zelf. De enige uitzondering hierop is als je je aangemeld hebt voor een cursus, dan word je ingeschreven voor de nieuwsbrief om op de hoogte gehouden te worden over de mogelijkheden.
  • Onder elke nieuwsbrief staat de optie om je uit te schrijven.
  • Als een student informatie vraagt over een mede-cursist wordt deze pas verstrekt na nadrukkelijke toestemming van die cursist zelf.

•     Gewone persoonsgegevens voor facturering, het nemen van incassomaatregelen, het voeren van geschillen.

 

Bewaartermijn

  • Omdat jouw gegevens ook na langere tijd nodig kunnen zijn om aan te tonen welke cursussen je hebt gevolgd wordt de meest basale informatie bewaard. Voor deze gegevens zoals naam, adres, nota’s, betalingen en de afhandeling van klachten is er een minimale bewaartermijn i.v.m. wettelijke en fiscale verplichtingen van 10 jaar.

 

Gebruik van gegevens

  • Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden of door derden gebruikt voor mailing doeleinden, ook niet voor z.g. non-commerciële doeleinden, goede doelen etc.
  • De nieuwsbrieven zijn niet afgestemd op verstrekte persoonsgegevens en zijn gelijk voor elke lezer.

 

Hoe worden de gegevens bewaard?

  • De formulieren op de websites zijn beveiligd middels een https (secure) verbinding.
  • Gegevens die op papier worden bewaard zoals deelnemerslijsten worden afgesloten en niet toegankelijk voor derden bewaard.
  • Een kopie van jouw aanmelding wordt bewaard tot na afronding en betaling van de cursus.
  • Correspondentie met studenten bewaren wij tot er geen reden meer is om deze te bewaren.

 

Recht op inzage

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens in te zien.

  • Het verzoek daartoe kan je indienen per email naar: praktijk@sandrajessurun.nl.
  • Na een verzoek wordt contact met je opgenomen ter verificatie, daarbij vragen wij ook een kopie van een ID.

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt inzien, zoals:

  • jouw record in de administratie met jouw naam en adres gegevens
  • overzicht van  gevolgde cursussen
  • e-mails die eventueel bewaard zijn
  • aanmeldingsformulieren voor cursussen en opleidingen
  • foto’s die mogelijk van je zijn gemaakt gedurende de cursus
  • ontvangen betalingen voor door ons verstrekte nota’s

Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.

 

Recht op aanpassing

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens te laten aanpassen.

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt laten aanpassen in de gegevens zoals hierboven genoemd.

Voorwaarde is dat de gegevens die je laat aanpassen niet nodig zijn in verband met een cursus die je volgt of voor ingeschreven staat en niet nodig zijn in verband met eventuele financiële verplichtingen.

  • Een verzoek tot aanpassing kan je indienen per email naar: praktijk@sandrajessurun.nl
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie, daarbij vragen wij ook een kopie van een ID.
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • De gewenste aanpassing (indien juridisch / praktisch mogelijk) volgt ook binnen uiterlijk 30 dagen na toezegging.
  • Als het veel informatie betreft, is er soms 30 dagen extra nodig om alle informatieve verzamelen.

Recht op verwijdering (vergeten te worden)

Je kunt een verzoek indienen om jouw gegevens te laten verwijderen; je bent dan als het ware ‘vergeten’.

In dat verzoek graag vermelden wat je precies wilt laten verwijderen:

  • jouw naam en adres gegevens
  • overzicht van cursussen
  • e-mails die bewaard zijn
  • aanmeldingsformulieren voor cursussen

Voorwaarde is dat de gegevens die je laat verwijderen niet nodig zijn in verband met een opleiding of cursus die je volgt of voor ingeschreven staat of in verband met eventuele financiële verplichtingen.

Verzoek indienen:

  • Een verzoek daartoe kan je indienen per email naar: praktijk@sandrajessurun.nl
  • Na een verzoek nemen wij contact met je op ter verificatie, daarbij vragen wij een kopie van een ID.
  • Een reactie op jouw verzoek volgt in uiterlijk 30 dagen.
  • De gewenste verwijdering (indien juridisch / praktisch mogelijk) volgt ook binnen uiterlijk 30 dagen na onze toezegging.

Beperkingen:

  • Nota’s en betalingsoverzichten kunnen pas worden verwijderd nadat de fiscale bewaarplicht is verlopen.

 

Vragen of klachten over het privacyregelement

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar Sandra Jessurun; praktijk@sandrajessurun.nl

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, zie:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/privacyklacht-indienen

 

Wijzigingen privacyregelement

Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd en aangekondigd in de nieuwsbrief.

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25-05-2018.